AndersSamenwerken
AndersSamenwerken
AndersSamenwerken
AndersSamenwerken.nl is een website
over nieuwe werkconcepten inclusief
openhartige interviews met professionals
die de voordelen en uitdagingen delen
over efficiënt en slimmer samenwerken.
Jan Willem van Capelleveen
Home  |   Over  |   In de media  |   Copyright  |   Contact  |   Ebook  |   Nieuwsbrief
Wat is SharePoint? #hnw #anderssamenwerken

Wat is SharePoint?

Werk jij al in de cloud? Er zijn veel tools om samen te werken, Sharepoint is er één van.

SharePoint is een online samenwerkingsruimte voor informatie-uitwisseling en samenwerking binnen een groep of organisatie.

SharePoint is een platform van softwaregigant Microsoft dat dient als een raamwerk voor het opzetten van een website voor informatie-uitwisseling en online samenwerking binnen een groep of organisatie. SharePoint heeft veel functies en mogelijkheden. De belangrijkste onderdelen zijn op te delen in Sites, Communities, Inhoudsbeheer, Zoeken, Business Intelligence en “Doe-het-zelf-oplossingen”. Dit laatste zijn hulpmiddelen en onderdelen waarmee men zonder te coderen zakelijke gegevens publiceert.

Het Digitale Werken met Sharepoint

Een belangrijk kenmerk van het systeem zijn de ‘libraries’ ofwel bibliotheken waarin documenten kunnen worden opgeslagen, waarbij versiebeheer een belangrijke koppeling is. Ieder digitaal object kan in Sharepoint worden ondergebracht.

Naast het samenwerken in documenten kent Sharepoint nog een aantal functionaliteiten voor het uitwisselen van informatie, namelijk de takenlijst, fora, enquêtes en agenda's.

Enkele pluspunten van het systeem

SharePoint volgens het Amerikaanse bedrijf Escribecorporate.com: “SharePoint is an exciting platform. It’s what business server software should be: secure, powerful, integrated with social and productivity software, and progressive.”

Dit is een korte en krachtige samenvatting van de voordelen van SharePoint. We noemen er nog een paar.

SharePoint is beschikbaar in verschillende talen, waaronder het Nederlands.

SharePoint is een milieuvriendelijk systeem, omdat het bijdraagt aan papierloos werken.

Het werken in de cloud bevordert het werken op afstand.

Bedrijfsgevoelige informatie is in goede handen bij Sharepoint, omdat het daar op is ingericht.

De voordelen van Sharepoint zijn nog korter en krachtiger te formuleren.

10 voordelen van Sharepoint

  1. Krachtig en betrouwbaar;
  2. Goede zoekfunctie in documenten en data;
  3. Sociaal door echt samenwerken;
  4. Versiebeheer;
  5. Beschikbaar op diverse platformen;
  6. Contentbeheer, denk aan publiceren en SEO;
  7. Schaalbaarheid, vergroot bereik met apps en diensten;
  8. Veilig, goed beheer mogelijk;
  9. Vlekkeloze workflows;
  10. Office 365 integratie.

Heeft Sharepoint ook nadelen?

Ja, er bestaat namelijk een zekere maat van risico dat medewerkers niet goed omgaan met de vertrouwelijke gegevens van het bedrijf. Een organisatie heeft klant- en personeelsgegevens, patenten, financiële gegevens en productinformatie die niet in verkeerde handen mogen komen. Het is algemeen bekend dat niet alle medewerkers van een organisatie het belang van geheimhouding zien en onvoorzichtig met de gegevens omspringen. In Sharepoint kan weliswaar informatie afgeschermd worden, maar toch moeten de risico’s niet onderschat worden.

Een ander nadeel. Het beheer van rechten is een lastige opgave. Medewerkers wisselen van afdelingen, van taken of verlaten de organisatie. De beheerder moet het allemaal in de gaten houden. Naast de gevaren die hiervoor zijn besproken, blijven er ook documenten onbeheerd achter in het systeem waarvan niemand het belang in de gaten houdt.

Conclusie over het gebruik van Sharepoint

Sharepoint gebruiken bedrijven om kennis te delen, de samenwerking te verbeteren, nieuwe kanalen te gebruiken, dubbel werk uit te bannen en te besparen door systeemintegratie. Met goed beheer, wordt iedereen er beter van.

Bron: onder andere Top 10 Features of Sharepoint

Gepubliceerd op 30 mei 2015