AndersSamenwerken
AndersSamenwerken
AndersSamenwerken
AndersSamenwerken.nl is een website
over nieuwe werkconcepten inclusief
openhartige interviews met professionals
die de voordelen en uitdagingen delen
over efficiënt en slimmer samenwerken.
Jan Willem van Capelleveen
Home  |   Over  |   In de media  |   Copyright  |   Contact  |   Ebook  |   Nieuwsbrief
ProductiviteitsNinja #hnw #anderssamenwerken

Graham Allcot: Zo word je een ProductiviteitsNinja

Het boek ‘Zo word je een ProductiviteitsNinja’ gaat over het ontwikkelen van een Ninja-mentaliteit. Met de juiste houding kun je informatie en hinderlijke afleiding omvormen tot geslaagde resultaten.

Persona

Door de persona ProductiviteitsNinja te benoemen heeft Graham Alcott een prettige stijlvorm gekozen. De schrijver hoeft niet steeds de de lezer aan te spreken met ‘je moet/kan/wil/zal/weet’. Het boek leest bijzonder fijn en is geschikt voor een zeer breed publiek. De manager (baas-Ninja) en medewerker (werker-Ninja) worden specifiek benoemd, omdat de aanpak van alledaagse productiviteitsissues verschillen door de rollen die we vervullen.

Think Productive

Het boek Zo word je een ProductiviteitsNinja heeft een wereldwijde beweging op gang gebracht. De missie van Think Productive is om wereldwijd mensen te helpen om stress en informatie-overload te verminderen en ontspannen en met plezier te werken. Dit doel wil men bereiken door workshops te geven. De Nederlandse afdeling van Think Productive kun je bereiken via de website.

Wat is een ProductiviteitsNinja?

De eigenschappen van een Ninja zijn: rustig en kalm, niet alledaags, meedogenloos, behendig, weet wapens te hanteren, zelfbewust, voorbereid, onzichtbaar en gebruikt camouflage. De ideale man/vrouw, volgens mij.

Een Ninja is geen superheld, zoals Graham Alcott zegt:

Een Ninja is gewoon een normale man of vrouw, maar dan met hulpmiddelen en vaardigheden en bijzondere kwaliteit. Er komen geen superkrachten bij kijken en we beschikken niet net als Superman over kryptoniet.

E-mail als een Ninja

Het meest aansprekende hoofdstuk van het boek ‘Zo word je een ProductiviteitsNinja’ vind ik ‘E-mail als een Ninja’. Eén van de belangrijkste vaardigheden die je als kantoorwerker moet hebben is het effectief omgaan met de overdosis van informatie die via je inbox tot je komt. Als je het e-mailsysteem kunt ‘hacken’ ben je in staat om betere prestaties te leveren. Graham Alcott beschrijft de paradigmaverschuiving ‘connectiviteit versus productiviteit’. De auteur omschrijft hoe het hem lukt om de inbox een paar keer per dag leeg te maken. Hiervoor heeft hij een mappensysteem. Naast de inbox, waar alleen de nieuwe mailtjes staan heeft hij twee soorten mappen: de verwerkingsmappen en archiefmappen.

De verwerkingsmappen hebben de indeling Actie, Lezen en Wachten. De indeling van je archiefmappen hangt af van je persoonlijke situatie. De auteur spreekt bijvoorbeeld van de Kluis (voor e-tickets), Geldzaken, Persoonlijk en Bacon-mail (groepsmail, notificaties, nieuwsbrieven).

Het komt er dus op neer dat een ProductiviteitsNinja op een niet-alledaagse manier met zijn e-mail omgaat. Graham Alcott beseft dat het lastig kan zijn om de strijd aan te gaan met je overvolle inbox, maar hij geeft hele goede tips hoe je de inbox op nul brengt en houdt. Neem vooral uitgebreid de tijd om je inbox leeg te maken. Doe het stapje voor stapje. Ga daarna de mappen zuiveren van onnodige e-mail.

Productiviteitstechnieken

Graham Alcott bespreekt in het boek enkele productiviteitstechnieken waarvan ik er enkele noem.

Het Pareto-principe

Het Pareto-principe herinnert je eraan dat niet alle acties gelijke impact hebben. Het principe beschrijft dat 80% van de uitkomsten verklaard kan worden door 20% van de oorzaken. De auteur wijst ons erop dat wij zo vergaderen. Na veel kletsen wordt aan het einde van de vergadering pas aandacht besteed aan actiepunten, opheldering en verduidelijking.

De wet van Parkinson

De wet van Parkinson stelt dat je werk net zolang duurt als de tijd die je ervoor beschikbaar hebt gemaakt met als gevolg dat we zelden werken op onze optimale snelheid. Wat je in een week doet, zou je misschien wel in een dag kunnen afronden.

De wet van Hofstadter

De wet van Hofstadter stelt dat alles twee keer zo lang duurt als je denkt, met andere woorden, alles loopt uit de hand. Plan nooit te krap.

Monotasken

In tegenstelling tot multitasken moet iedereen de vaardigheid ontwikkelen om een taak volledig af ronden zonder onderbreking. Door te multitasken kun je onmogelijk de focus bewaren om tot goede resultaten te komen.

Pomodoretechniek

Dit wordt ook wel de kookwekker-methode of sprints genoemd. Na 25 minuten geconcentreerd werken is er tijd voor 5 minuten afleiden. Daarna gaat de klok weer op 25 minuten. Het kan een belangrijke mate van focus bieden en kan je helpen de verleidingen te weerstaan. De verleidingen kun je dan doorschuiven naar de pauze van 5 minuten.

Power hours

Het plannen van een uur om geconcentreerd aan een taak te werken. Laat anderen weten dat je niet gestoord wilt worden. Plan hooguit 1 power hour per dag in.

Conclusie

Het is niet eenvoudig om een ProductiviteitsNinja te zijn. Zoals de auteur Graham Alcott het zegt:

Veel van de dingen die bij een Ninja-mentaliteit horen, zoals kalmte en rust bewaren, meedogenloos zijn en grenzen verleggen door niet alledaags te zijn, zijn niet gemakkelijk. Ze druisen zelfs op veel manieren in tegen onze evolutionaire ontwikkeling.

Het boek ‘Zo word je een ProductiviteitsNinja’ van Graham Alcott is een doe boek. De schrijver legt de theorie goed uit en geeft je dan heldere instructies om de methoden toe te passen. Met dit boek kun je jezelf echt verbeteren.

Bron:

Zo word je een ProductiviteitsNinja

productiviteitsninja

Gepubliceerd op 3 september 2016