AndersSamenwerken
AndersSamenwerken
AndersSamenwerken
AndersSamenwerken.nl is een website
over nieuwe werkconcepten inclusief
openhartige interviews met professionals
die de voordelen en uitdagingen delen
over efficiënt en slimmer samenwerken.
Jan Willem van Capelleveen
Home  |   Over  |   In de media  |   Copyright  |   Contact  |   Ebook  |   Nieuwsbrief
Rianne van de Ven #hnw #anderssamenwerken

Selma Mulder - PEP®-trainer en onderneemster

Persoonlijk Efficiency Programma (PEP®) helpt deelnemers tijdens workshops en persoonlijke coaching om effectief, efficiënt, transparant en overdraagbaar te werken. PEP®-trainer Selma Mulder weet alles van deze materie.

Wie ben je en wat doe je?

Ik heet Selma Mulder en ik ben PEP®-trainer en onderneemster, natuurfotograaf en kattenliefhebber, ik heb verrassende ideeën en geen waarde-oordelen.

Welke weg heb je afgelegd om ‘Performance Consultants' te worden?

PEP®-trainer en onderneemster, beide dingen had ik niet gepland. Tijdens mijn studie sociale psychologie wist ik wel dat ik bedrijfstrainingen wilde gaan geven. Zodra ik was afgestudeerd, ging ik solliciteren. Ik kreeg al gauw in de gaten dat het gemakkelijker was om werk te vinden door een product aan te bieden dan door je CV te tonen. In 1987 richtte ik Mulder Performance Consultants op. De training timemanagement vond ik een van de leukste trainingen om te geven. Maar als de deelnemers naar huis waren, zat ik met gekruiste vingers te hopen dat ze ook echt alles in de praktijk zouden gaan brengen. Tot ik kennis maakte met het Persoonlijk Efficiency Programma, PEP®. Dat is een programma waar de cursisten meteen veel resultaat mee behalen. Ik heb al mijn trainingen de deur uit gedaan om alleen nog met PEP® bezig te zijn.

‘Mulder Performance Consultants is licensed member of PEPWorldwide’. Kun je iets vertellen over het Persoonlijk Efficiency Programma?

Ik ben licentiehouder en senior trainer van de PEP®. Dit programma wordt wereldwijd gegeven en ik heb dan ook overal collega’s. PEP® is een combinatie van timemanagement en gedragstraining. Naast de principes van het organiseren en plannen van het eigen werk zorg ik er voor dat cursisten betere werkgewoontes aanleren en optimaal kunnen omgaan met computerprogramma’s die op het werk gebruikt worden, zoals bijvoorbeeld Outlook.

Wat maakt nu dat de PEP® zo succesvol is?

Omdat PEP® een individueel programma is dat op de werkplek wordt gegeven, zie ik waar iedere cursist persoonlijk moeite mee heeft en kan ik ze daarmee verder helpen. De implementatie van de principes doe ik samen met de cursisten en dat is vaak het moment dat het kwartje (echt) valt en de eerste resultaten zijn behaald. Nieuw gedrag leren kost tijd. Als PEP® trainer bezoek ik de cursisten over een langere periode. Dat werkt als een stok achter de deur om nieuw gedrag vol te houden. En dan is het al gauw routine.

Wat kan het Persoonlijk Efficiency Programma betekenen voor organisaties die Het Nieuwe Werken gaan toepassen?

Het Persoonlijk Efficiency Programma is een ideaal hulpmiddel om handen en voeten te geven aan (nieuw) beleid, reorganisaties en andere veranderingen. Door het gedragselement en door het begeleiden van de implementatie leren de deelnemers aan de PEP® precies die manier van werken die in de nieuwe situatie passend is. Ze blijven niet hangen in oude gewoontes waarvan de functie verdwenen is. Ook help ik ze bij het vertalen van beleid naar gedag op de werkplek. Je zult je afvragen of werknemers dat niet zelf kunnen. Ja zeker wel, maar vaak door vallen en opstaan. Er is zo veel waar medewerkers rekening mee moeten houden, dat men het pas realiseert als het een paar keer niet goed is gegaan. Een voorbeeld: veel mensen plannen hun werk niet echt in hun agenda. Bij Het Nieuwe Werken is het handig als je van tevoren weet wat je gaat doen, zodat je invloed kunt uitoefenen op wat je nodig hebt. Er zijn bepaalde dagen waarop het altijd veel drukker is dan op andere dagen. Dan is het geen goed idee om in een kantoortuin aan een moeilijk stuk te gaan werken. Je moet dan van te voren een stilteruimte reserveren. En heb je een collega nodig? Maak tijdig een afspraak, zodat je zeker weet dat de ander bereikbaar is. En ja, wat bij de overgang van traditioneel werken naar HNW altijd aan de orde is, is opruimen. Papier en kasten moeten weg en archieven moeten beter toegankelijk worden gemaakt.

Met je bedrijf moedig je mensen aan om overdraagbaar te werken. Waar zitten de knelpunten en hoe realiseer je betere samenwerking op afdelingen?

Met overdraagbaar werken bedoel ik dat medewerkers hun werk en hun archieven zodanig hebben georganiseerd, dat het gemakkelijk is over te nemen door een collega. Ik kom nog heel vaak tegen dat cursisten hun werkplanning en de taken die ze moeten doen “in hun hoofd” hebben zitten en iedereen een eigen archiefstructuur heeft. Bij (onverwachte) afwezigheid kan een collega weinig uitrichten. Het knelpunt is dat kenniswerkers nauwelijks stil staan bij het feit dat ze betaald worden voor hun kennis, kunde, ervaring en inzet. Maar dat het ‘product’ dat ze maken en de middelen die hen ter beschikking zijn gesteld om te produceren eigendom zijn van hun werkgever. Ik vind dat daar netjes mee moet worden omgegaan.

Overdraagbaar werken is één aspect van het werken in een team. Afspraken maken en je daar aan houden is een ander aspect. Dat lijkt heel simpel, maar dat is het heel moeilijk te realiseren als iedereen zijn eigen ding doet, zijn eigen planning maakt en zijn eigen taken uitvoert. Ik ben een groot voorstander van het creatief omgaan met taken en talenten. Meestal is het zo dat een werknemer een functie of rol heeft en daar horen bepaalde werkzaamheden bij. Niet alles vindt de werknemer even leuk of even gemakkelijk om te doen. Maar een collega misschien wel. Op afdelingen zouden veel werkzaamheden op een denkbeeldige berg gegooid kunnen worden. En daar pakt iedereen dan een portie van af die past bij haar of zijn talenten, voorkeuren of opleiding. Deze werkwijze passen we tijdens de PEP® veel toe binnen secretariaten, waar ik dan een zucht van verlichting hoor als er tot grote tevredenheid werkzaamheden zijn ‘uitgeruild’. Nog een ander aspect van een goede samenwerking waar weinig bij wordt stilgestaan is het overleg. Vergaderingen maken werknemers niet blij. Ik heb nog nooit iemand horen zeggen “ha leuk, straks overleg!”. In een vergadering wordt direct zichtbaar waar het mis gaat op een afdeling. En iedereen laat het gebeuren. Betere vergaderingen zorgen voor een betere samenwerking op een afdeling.

Op je website ‘Tijd en resultaat’ kunnen mensen een ‘Outlook training’ volgen. Hoe komt het volgens jou dat mensen moeite hebben met e-mailbeheer? 

E-mailbeheer is slechts een onderdeel van de Outlook. De Outlook-training gaat in op het creëren van handige (soms geautomatiseerde) werkstromen door gebruik te maken van de relaties die er bestaan tussen E-mail, Takenlijst, Agenda en Contacten.

Ik zie erg veel redenen waarom mensen moeite hebben met e-mailbeheer. Ten eerste. Het is een vrij ‘jong’ communicatiemiddel en ik kom nog maar zelden een organisatie tegen dat richtlijnen heeft om de e-mailstroom te kanaliseren en te vergemakkelijken.
De tweede reden is dat communicatie via e-mail erg gemakkelijk gaat. Een e-mailtje is snel geschreven en nog sneller verzonden. En op de een of andere manier heeft men de opvatting dat er dan ook snel gereageerd moet worden.
De derde reden is dat je e-mail overal bij je hebt. Waar je vroeger de (papieren) post op je werk achterliet als je naar huis ging, neem je nu je post mee.
Ten vierde. Bekend uit wetenschappelijk onderzoek is dat het brein reageert op veranderingen in de omgeving. Logisch, daardoor zien we tijdig een auto aankomen en andere dingen die van levensbelang kunnen zijn. Maar hersenen maken geen onderscheid tussen veranderingen die van levensbelang zijn en het geluidje van een binnenkomende e-mail. En iedere signalering van een verandering geeft een shotje dopamine. Dopamine geeft ook een heel kort soort geluksgevoel. En na niet al te lange tijd zou je haast van een verslaving kunnen spreken. Verslaafd aan het geluksgevoel door de dopamine, verslaafd aan veranderingen, verslaafd aan e-mail.
De vijfde reden is er één die voor de hand ligt, maar waar bijna niemand aan denkt is dat e-mail op een heel specifieke manier wordt “voorgeschoteld”. Een manier die echt niet de meest efficiënte manier is maar die gepresenteerd wordt als best practice.

Voorbeelden van “voorschotelen” zijn:
Als je opstart, krijg je als eerste de e-mail te zien, blijkbaar moet je daar dus mee beginnen.
Als je bewaarmappen aanmaakt, staan ze op alfabet. Werk, naslagmateriaal, persoonlijke zaken en archief staan op deze wijze door elkaar heen.
Ieder nieuw e-mailtje wordt aangekondigd met een geluidje of een notificatie op het scherm. Het lijkt dan veel op de telefoon en zo wordt er ook mee omgegaan.
E-mail wordt bijna altijd als push-bericht ontvangen, terwijl veel informatie door pull-berichtgeving gedistribueerd kan worden.
Wie staat er bij stil dat het ook anders kan? De PEP® trainer.

Wat vind je van de beweging ‘We Quit Mail’ van Kim Spinder?

Als ik het destijds goed heb begrepen is Kim Spinder gestopt met e-mail (en raadt ze het iedereen aan) omdat het een groot beslag legt op je tijd en aandacht. We Quit Mail is een van de vele manieren om je leven, je werk en je energie en aandacht beter naar je hand te zetten. We leven nu in de tijd van de duurzaam inzetbare medewerker. Ofwel, hoe zorgen we ervoor dat medewerkers plezier in hun werk houden en niet uitvallen door stress en burn-out. Met PEP® werk ik heel vaak met de cursist aan deze thema’s. Niet als losse interventie, maar in het geheel van iemands persoonlijkheid, achtergrond en levensomstandigheden. En dan is e-mail er één aspect van, naast bijvoorbeeld “aardig gevonden willen worden”.

Welk boek heeft jou voor jouw vak het meest geïnspireerd?

Dat vind ik een hele moeilijke vraag. Ik heb jarenlang alle boeken gelezen die er waren over over timemanagement, je leven versimpelen, doelen halen, meer doen met minder moeite en dat soort onderwerpen. Ik heb bijna alles wat nieuw voor me was uitgeprobeerd. Een boek op mijn vakgebied is inspirerend als je er daadwerkelijk iets mee doet.

Eat that frog (Slik die kikker) van Brian Tracy heeft me geholpen om mijn eigen uitstelgedrag drastisch te verminderen. Ik heb een ‘kikkerdag’ ingesteld. Een dag waarop ik alle taken afwerk die ik niet graag doe. Alle andere dagen hoef ik me niet met die vervelende klusjes bezig te houden. Dat is erg rustgevend.

Selma, bedankt voor je boeiende antwoorden en eye-openers.

Gepubliceerd op 25 januari 2017