AndersSamenwerken
AndersSamenwerken
AndersSamenwerken
AndersSamenwerken.nl is een website
over nieuwe werkconcepten inclusief
openhartige interviews met professionals
die de voordelen en uitdagingen delen
over efficiënt en slimmer samenwerken.
Jan Willem van Capelleveen
Home  |   Over  |   In de media  |   Copyright  |   Contact  |   Nieuwsbrief
Ineke Swart – den Boer #anderssamenwerken
Ineke Swart – den Boer

Ineke Swart–den Boer - Eigenaar van Inique4U

Een vraaggesprek met Ineke Swart-den Boer, een organisatietalent dat bedrijven helpt structuur in de organisaties aan te brengen.

Wie ben je en wat doe je?

Ik ben Ineke Swart – den Boer, 20 jaar getrouwd en moeder van twee eigenwijze maar oh zo leuke puberzonen die wel van een spelletje American Football houden. Eigenaar van de onderneming Inique4U, een bedrijf dat zich richt op virtueel office management. Een resultaatgerichte, praktische en flexibele oplossing voor die ondernemer die overzicht wil in tijd, werkprocessen en de fysieke werkplek.

Kun je iets over je achtergrond vertellen?

In de 3e klas op de MAVO kreeg ik een beroepenboekje aangeboden om te bepalen welke vakken je moet kiezen voor het vak dat je wilt volgen. Maar ja niet iedere 15-jarige weet exact de weg uit te stippelen. Ik wel! Ik ging accountant worden, net als mijn oudere broer. Dus na de MAVO mijn MEAO bedrijfseconomie behaald en het bedrijfsleven in gerold. Mijn eerste baan was op een HRM-afdeling maar ik ontdekte al snel dat ik wel hectiek nodig heb om voldoening uit mijn werk te halen. Een overstap naar de reiswereld met een financieel aandachtsgebied paste meer in mijn straatje. Maar organiseren ontbrak nog aan het geheel. Uiteindelijk beland bij PricewaterhouseCoopers (PwC Consulting tegenwoordig) en daar mee mogen groeien met een onderdeel outsourcing waar ik als office manager de klappen van de zweep heb geleerd. Een onderdeel dat begon met 20-25 personen en uiteindelijk tot ruim 400 personen is uitgegroeid. Uiteindelijk na enkele zijstappen besloten dat ik mijn kwaliteiten als structureren, organiseren en ook het stukje financieel inzicht in wilde zetten voor ondernemers en Inique4U werd geboren.

Wat was jouw eerste baan?

Mijn allereerste baan was bij verzorgingshuis Tabitha. Dankbaar voor de kans die daar geboden werd, respect voor mijn collega die een jonge stuiterbal moest zien te proppen in het keurslijf dat HRM kent qua regel- en wetgeving. Maar goede herinneringen aan deze tijd. Het contact met de psychogeriatrie bewoners heeft vele waardevolle momenten opgeleverd die ik voor geen goud zou willen missen. Daar was al duidelijk dat ik een verbinder ben, ik kende alle afdelingen en personen.

Wat is het verhaal achter de Inqiue4U?

Ik hou ervan om zaken op te zetten, bedrijven te helpen structuur in de organisatie aan te brengen. Kostenreductie door te voeren op gebied facilitaire ondersteuning maar wel een goede dienstverlenging te waarborgen. Ik zag de mogelijkheden van de online tools en de veranderingen die er op het vakgebied aankwamen maar nog niet door ieder vakgenoot werd omarmt. Ik sprong in het gat waar vele ondernemingen tegenaan lopen: geen vast personeel op indirecte posten willen hebben, wel structuur en inzicht nodig hoe dan wel te werken. Het bieden van deze handvatten in combinatie met de mogelijkheden die de digitale wereld biedt, bleek een gouden greep. Nog steeds is Inqiue4U in ontwikkeling. Recentelijk is de dienst VIP-boost VirtueelOfficemanager.nl live gegaan voor ondernemers die graag op korte termijn een oplossing willen voor hun specifieke probleem. De eerste online training voor ondernemers is in de maak en gaat begin 2017 online!

Wat is de mooiste opdracht die je hebt uitgevoerd?

Poeh lastige vraag, elke opdracht die ik uitvoer heeft een onderdeel dat mij aanspreekt, anders zou er ook geen match tussen mij en de opdrachtgever zijn. Ik denk dat mijn opdracht voor het RIVM (Centrum voor Bevolkingsonderzoek) als projectondersteuner voor het vernieuwde bevolkingsonderzoek baarmoederhalskanker wel een is waar ik met een goed gevoel op terug kijk. Waarom? Omdat het een project is waar alles nieuw opgezet moest worden, terwijl het lopende bevolkingsonderzoek baarmoederhalskanker ook doorging. De uitdagingen van flexibiliteit binnen de reeds bestaande structuren, het mogen organiseren van het project, het mede verantwoording dragen voor het succesvol slagen van dit project maakt wel dat ik hier met heel veel plezier op terugkijk. Maar ook het meehelpen bij diverse evenementen voor Buro Bombarie vind ik een feestje. Op het moment dat alle deelnemers aan een congres of evenement tevreden naar huis gaan, is een mooi moment. Kortom, ik heb gewoon hele leuke en diverse opdrachten!

Wat is je grootste uitdaging in je vak?

De leukste (maar misschien ook wel de grootste) uitdaging vind ik om voorop te blijven in je vakgebied. De ontwikkelingen gaan zo snel en elke dag komt er wel een leuke, slimme online tool bij die ik dan ook weer uitgeprobeerd wil hebben. Daarnaast zie je dat de term ‘virtueel assistent’ een term wordt die zo ontzettend divers wordt ingezet dat bijna iedereen in ondersteunende diensten tegenwoordig deze term gebruikt. Ik ben GEEN virtual assistent maar merk wel dat veel mensen al snel roepen: ooooh dus je bent VA. Het goed neerzetten van mijn onderneming en diensten is dus een mooie uitdaging.

Hoe blijf je op de hoogte van de ontwikkelingen?

Ik blijf op de hoogte door lid te zijn van diverse netwerken op mijn vakgebied. Lees de vakbladen, bezoek regelmatig netwerken om te horen waar ondernemers tegenaan lopen maar ook om nieuwe ontwikkelingen te horen. Ben deel van het kernteam van TEDxEde (www.tedxede.com) die met thema van ‘transformation in the valley’ ook een hoop leuke sprekers hebben waar ik van kan leren. Daarnaast volg ik regelmatig webinars en doe mij zelf elk jaar een training ‘cadeau’ dit kan zijn op mijn vakgebied maar ook bijvoorbeeld een business coach die mij verder brengt als ondernemer. Op dit moment volg ik een nieuwe training van Femke Hogema, want ook al heb ik een financiële achtergrond zij heeft zoveel verfrissende inzichten die je als ondernemer grote stappen laat zetten.

Welke technologie, apps of websites gebruik jij dagelijks?

Haha tja practice what you preach!

Ik ben een heel groot fan van de app Coen en doe hier mijn uren- en rittenadministratie in. Een rapportage per klant, periode of wat ik wil en mijn facturatie is zo gebeurd én bewijsvoering voor de belastingdienst. Natuurlijk komen mijn afspraken gemaakt in mijn digitale agenda zo in mijn app zodat ik ze alleen hoef toe te voegen aan de klant of opdracht die ik wil.

Gebruik Evernote om notities bij klanten in op te slaan, sites die ik nog wil bewaren of andere dingen die ik echt wil onthouden.

Mijn boekhouder wordt blij van de app CamScanner waarbij ik de bonnetjes voor zakelijk gebruik via mijn telefoon gelijk scan en via een e-mail link gelijk in mijn boekhoudpakket Twinfield staan.

Mijn internetpagina start standaard op in Symbaloo waardoor ik altijd al mijn favoriete of meest gebruikte websites zo bij de hand heb.

Wachtwoorden zijn er tegenwoordig vele. Ik onthoud er 1 en dat is mijn wachtwoord van KeePass. Alle andere kan ik daar terugvinden. Handig dat KeePass zelfs een wachtwoord genereert als ik een nieuwe nodig heb.

Overweeg je iets te doen met je vele visitekaartjes maar wil je niet gelijk een duur CRM pakket? Neem dan vooral eens een kijkje op Insightly. Zelfs als je met een ondersteuner werkt een leuk pakket want je mag met 2 personen nog steeds in de gratis variant werken. E-mail kun je koppelen met o.a. Outlook zodat het automatisch in je CRM pakket is opgeslagen. Reminder, taken voor aflopende contracten, afspraken enz enz.

Hootsuite om mijn sociale media vooruit te kunnen inplannen.

Mailchimp voor het versturen van mijn nieuwsbrieven en mooie uitbreiding bij de betaalde versie voor het inplannen van berichten van de online training.

Mijn maandelijkse VOM-vragenuur waar de ondernemer mij vragen mag stellen waar hij op het gebied van office management tegenaan loopt, is ingericht in WebinarGeek een mooi Nederlands platform waar ik fan van ben. Een aanrader als je binnenkort een webinar wilt geven. Gebruikersvriendelijk én een goede service vanuit het bedrijf!

Tja zo kan ik nog wel even doorgaan. Meer tips? Kijk op mijn website

Hoe ga jij om met je e-mail?

E-mail is wel een dingetje, tegenwoordig gaat alles via de e-mail. Voor je het weet zit je mailbox weer vol met nieuwsbrieven en acties, challenges die je toch écht moet volgen. Ik lees mijn e-mail 3x per dag. Ik plan een uur in in de ochtend en werk weg alles dat korter dan 5 minuten duurt. E-mail die om uitgebreidere tijd vraagt (bijv. omdat ik iets moet bijwerken of uitzoeken) plan ik op een later moment in en voer ik dan ook echt uit. Persoonlijk hou ik van een lege mailbox, dus werk met een mappenstructuur. Ik zeg altijd: het maakt niet uit welke methode je kiest, als je maar kiest en dit consequent een aantal maanden volhoudt om te kijken of dit bij je past. Ik schreef hier ook een blog over hoe je je mailbox leeg kunt houden: Nationale-opschoondag. Laatste tip: merk je dat je een mailing van een bepaald bedrijf steeds weggooit zonder te lezen? Meld je af voor de nieuwsbrief! Dit scheelt je een hoop ‘vervuiling’ in je mailbox. Ook kun je kijken voor welke nieuwsbrieven je allemaal bent aangemeld en je in 1x uitschrijven via: UnRoll.me.

Wat doe jij om zo productief mogelijk te zijn?

Iedereen heeft periodes waarbij je soms in een geweldige flow zit en andere momenten dat je denkt: pfff ik was zoveel van plan maar… Ik denk dat voldoende energie hebben van groot belang is. Zoek klanten waar je energie van krijgt, dat is alvast een basis. Voor mij persoonlijk is het ook van belang om regelmatig mijzelf uit te dagen door het volgen van trainingen, cursussen. Ja, zelfs een training timemanagement. Weer ff focussen: waar ging het ook al weer om? Maar ook om te ontdekken: dát past dus niet bij mij, dat is niet mijn stijl!

Ik eindig de dag met te kijken wat er morgen in de agenda staat, kijk vervolgens wat ik vandaag eventueel nog niet afgerond heb en maak mijn planning voor de volgende dag. Op vrijdag kijk ik naar de volgende week zodat ik weet wat ik kan verwachten. Moet ik nog een blog maken voor een klant? Kan ik alvast broeden en wie weet kom ik nog leuke berichten tegen op sociale media die ik goed kan gebruiken. Ook regelmatig ff een break helpt om productief te blijven. Heb ik een klus af? Ga ik even beneden wat te drinken halen, zet de wasmachine aan, kijk of er nog iets leuks voorbij is gekomen op sociale media, ga een blokje om. Hierna is mijn hoofd weer even leeg en kan ik de volgende klus weer aan. Wil je meer tips? Kijk op mijn site.

Als je maar 15 minuten je werk mag doen vandaag, wat zou je dan doen?

Poeh zeg, zit in een hele drukke periode dus van maar 15 minuten zou ik niet heel gelukkig worden deze week. Maar… als ik dan echt moest kiezen… Dan toch maar die mailtjes afhandelen die heel snel afgehandeld kunnen worden. Heb ik nog een beetje het gevoel dat ik heel veel gedaan heb.

Hoe ziet je dagelijkse workflow eruit? Wat is je dagindeling?

Dagelijkse workflow is afhankelijk van de opdrachten. Maar op dit moment is maandag een buitendag bij een project. De overige dagen ongeveer zo: begin met ontbijt en onderwijl sociale media doorlopen, ik vind het leuk om te lezen en reageren op diverse berichten of juist zaken te delen die mij boeien. Daarna gaat de pc aan en loop ik diverse mailboxen door. Hierna werk ik aan mijn to-do-lijst. Afhankelijk van de dagen is dit voor klanten, mijn eigen onderneming of een platform waar ik graag aan meewerk zoals TEDxEde of de Ambassador House. Halverwege de dag kijk ik nog even in de mailboxen of er zaken tussen zitten die binnen de 5-minuten regel passen of reageer ik naar klanten wanneer ze wel een terugkoppeling mogen verwachten. In de middag werk ik verder aan mijn gestelde doelen voor die dag. De dag sluit ik af met de mailbox en het inplannen van de volgende dag.

Wat is het beste advies dat je ooit gehad hebt?

Je hoeft geen reuzenstappen te zetten, maar zet een stap! Want elke stap, hoe klein ook, brengt je dichter bij je doel. En natuurlijk: je bent nooit te oud om te leren!

Waar kunnen de lezers meer van je zien?

Ineke, bedankt voor dit interview en al je tips!

Gepubliceerd op 2 november 2016