AndersSamenwerken
AndersSamenwerken
AndersSamenwerken
AndersSamenwerken.nl is een website
over nieuwe werkconcepten inclusief
openhartige interviews met professionals
die de voordelen en uitdagingen delen
over efficiënt en slimmer samenwerken.
Jan Willem van Capelleveen
Home  |   Over  |   In de media  |   Copyright  |   Contact  |   Nieuwsbrief
Arjan Zuidhof #anderssamenwerken

Arjan Zuidhof - Trainer en coach in maatwerk timemanagement

In dit interview vertelt Arjan Zuidhof, een zelfstandig trainer en coach in maatwerk timemanagement, onder andere over introverte en extroverte personen.

Wie ben je en wat doe je?

Ik ben Arjan Zuidhof, 44 jaar, getrouwd en vader van twee tienerjongens. Sinds eind 2010 zelfstandig trainer en coach in wat ik noem maatwerk in timemanagement. Je hebt misschien wel eens een ééndaagse op dit vlak gevolgd. Wat je dan vaak ziet is dat die minder opleveren dan je vooraf hoopte. Dat komt vaak omdat je de dag na zo'n cursus je kantoor weer binnenstapt en al snel terugkeert tot de (wan)orde van de dag. Je kreeg wel goede handvatten en de training was interessant, je goede voornemens zijn alleen nog niet omgezet in routine. Daarnaast blijft het vanuit het trainingsbureau na zo'n training vaak stil; het zal daardoor vooral uit jezelf moeten komen of je nodige motivatie tevoorschijn kunt halen om de materie in je dagelijkse werk te integreren. De waan van de dag gooit daarbij helaas vaak roet in het eten. Ook door alle trainingen die ikzelf volg en gevolgd heb merk ik dat enorme belang van persoonlijke aandacht en een stok achter de deur. Precies die kleine stappen zetten welke in jouw situatie groot verschil maken, daar besteed ik graag mijn aandacht aan.

Op je site staat een interessant artikel over introvert zijn. Kun je vertellen wat het grootste struikelblok is voor een introvert persoon in een kantooromgeving?

Zo rond éénderde van alle mensen valt onder het kopje introvert. Is je natuurlijke houding dat je van tijd tot tijd behoefte hebt om even op je eentje te zijn, dan ben je waarschijnlijk een introvert. Dat zijn trouwens meestal helemaal niet de verlegen einzelgängers, dat is echt een misverstand. De rest van ons is extravert of zit er ergens tussenin. Als introvert kun je prima functioneren in de moderne kantooromgeving. Wel zal je dat wat meer energie vergen dan je meer extravert ingestelde collega die juist opleeft van het samenzijn met anderen. Het is in alle kantoorwerk bijna een must om tegenwoordig jezelf te laten zien, goed kunnen samenwerken wordt als vanzelfsprekend aangenomen, en in het algemeen wordt interactie met anderen als belangrijker gezien dan in je eentje werken. En natuurlijk: samenwerken hoort erbij, wel ervaar ik dat tegelijk de waarde van ongestoorde gefocuste aandacht op 1 karwei tegelijk uit het oog wordt verloren. Terwijl het zo ontzettend belangrijk is om je bij complexe klussen er af en toe helemaal in te kunnen onderdompelen. Introverte mensen zijn van nature goed in dat soort werk. Mijn idee is dat met het ontkennen van de waarde daarvan en het ons ongelimiteerd laten onderbreken door mailtjes, telefoontjes en pushberichten we iets aan het kwijtraken zijn. Geen doemdenkerij hier trouwens, ik bekijk het liever van de positieve kant: ervaar je stress van de constante afleiding, besef dan dat je de mogelijkheid een hoop van die onderbrekers uit te zetten. Zeker voor de meer introverte mensen is dat belangrijk, maar eigenlijk heeft iedereen er baat bij belangrijke klussen in één keer en ongestoord af te ronden. Je krijgt meer gedaan en het levert meer voldoening.

En hoe zit het met extroverte personen? Hebben zij uitdagingen?

Een extravert zal zich van nature meer op haar gemak voelen in het gezelschap van collega's, wat zoals gezegd in de kantoorjungle een groot voordeel is. Toch is er de kans dat je juist door veelvuldig contact gemakkelijker ja zegt tegen alles wat op je pad komt. Flink aanpakken, nieuwe dingen starten en spontaniteit zijn grote kwaliteiten van de extravert. Een valkuil kan dan zijn dat je in je enthousiasme te veel hooi op je vork neemt. Op een positieve manier nee zeggen tegen werk dat op dit moment niet op jouw bord hoort is dan van belang, en dat is dan soms best lastig.

Verder zijn extraverten meestal degenen die in een gesprek het meest aan het woord zijn. De kans bestaat dat je daarmee de waardevolle bijdrage van anderen laat ondersneeuwen. Het is dan wel ieders eigen verantwoordelijk om eigen goede ideeën voor het voetlicht te brengen, toch helpt het soms om iets meer aandacht voor die ander te hebben. Kijk in een vergadering eens naar degene die nog niets ingebracht heeft, maar die vaak goede ideeën heeft.

Kun je iets over jouw aanpak ‘Timemanagement training’ vertellen?

Zoals ik eerder aangaf komen professionals en teams bij mij terecht bij behoefte aan op hen toegesneden begeleiding. Soms is dat één workshop, meestal komen we meerdere keren bij elkaar. Ik werk in trajecten met korte teambijeenkomsten gevolgd door 1-op-1 trainingen. Door deze aanpak wordt de training enerzijds helemaal op maat gesneden, terwijl anderzijds de uitdagingen die voor de hele groep hetzelfde zijn in de groepsbijeenkomsten aan de orde komen. De herhaling geeft deelnemers de mogelijkheid tussendoor in de praktijk aan de slag te gaan met de stof. Daar zit ik dan zelf ook actief achteraan, met alle deelnemers is ook buiten de trainingsmomenten om contact. Trajecten worden niet in steen gebeiteld, waar nodig worden aanpassingen gemaakt voor nog meer afstemming op de deelnemers. Dit laatste blijkt een belangrijk punt: je kunt nog zo goed voorbereiden, vaak blijkt al doende dat een net iets andere insteek beter werkt. Ligt je werkmethode helemaal vast, dan maakt je dat inflexibel.

Vind jij jezelf productief? Vind je dat er een verbeterpunt is?

Ook voor mij blijft procrastinatie ofwel uitstelgedrag altijd een uitdaging ;-) Interessante artikelen en boeken lezen, op sociale media aanwezig zijn, je bent zomaar een uur of meer verder. Toch lukt het mij meer dan voorheen om daar een duidelijke kop en staart aan te geven. Onder andere door het gebruiken van een kookwekker: een tikkende klok geeft vrije onlinetijd aan, de bel betekent stoppen. Mijn voornemen is om deze kookwekker vaker te hanteren dan nu het geval is, die wil er nog wel eens bij inschieten...

Ben jij de baas over je eigen inbox? Hoe doe je dat?

Zeker weten dat ik de baas ben. Een paar keer per dag check ik mijn nieuwe berichten, en daar doe ik dan meteen wat mee. Dat wil niet zeggen dat het direct gedaan wordt, dat hoeft niet. Wel gaat het erom te bedenken of je er iets mee wilt, en zo ja wanneer. "Moet Ik Dit Nu Doen?" is de vraag die ik mijzelf daarbij stel. En door die vraag vijfmaal te herhalen krijg ik al snel helder wat me te doen staat, wanneer, of dat ik de taak beter bij iemand anders kan neerleggen. Dat was wel eens anders hoor, voorbeeldje: onlangs wees iemand mij op een opleidingstraject dat voor mij interessant kan zijn. Voorheen zou ik denken "goh, interessant" en de mail wegklikken Dan kwam ik die mail dus elke dag weer tegen, midden tussen alle andere belangrijke en ook nutteloze mail. Nu verdwijnt de mail uit de inbox, maar ik zorg ervoor dat de achterliggende vraag "ga ik deze opleiding volgen?" na een tijdje weer op mijn rader verschijnt. Ik hoef er dan niet steeds aan te denken, en me ook niet steeds weer door al die honderden mails te worstelen. Toch vergeet ik het niet. Dat geeft veel rust.

Veel mensen ervaren ‘werkstress’. Wat kun je doen om het niet zo ver te laten komen?

Vaak vullen we onze werktijd door wat via inbox en vragen van klanten en collega's op ons afkomt. Natuurlijk kun je niet alles wat binnenkomt meteen afserveren. Maar overal direct ja op zeggen is het andere uiterste. Toch kom je die houding vaak tegen: we willen graag iedereen te vriend te houden en ergens is het ook wel gemakkelijk, je te laten leiden door wat op je afkomt. Probleem is dat je je dan meestal (tenzij je op een helpdesk werkt) niet met de juiste dingen bezighoudt - het klassieke recept voor onnodige werkstress. Kortom, laat jezelf niet gek laten maken en weet waar je ja tegen zegt. Dat is in de waan van de dag nog best lastig, want het vergt dat je gaat nadenken óver je werk. Over dit onderwerp zijn hele boeken geschreven, maar met deze eenvoudige inzichten kom je al een heel eind.

Hoe is jouw verhouding met je smart phone?

Ha, de smartphone is echt haat-liefde hier! De telefoon is behalve voor het bellen vooral handig om onderweg vertragingen bij de NS te checken. Voor mij daarom niet de nieuwste smartphone, maar gewoon een eenvoudiger model van een aantal jaren oud. De reisplanner werkt daar prima op. Voor overig gebruik is zo'n schermpje zo klein dat alles wat je er op doet bij voorbaat veel meer tijd kost en vaak frustratie oplevert dan werken via een tablet of PC. Toch blijkt uit onderzoek dat we gemiddeld 220 keer per dag op dat schermpje kijken, and counting. Voor mij werkt in de trein een boek lezen veel ontspannender dan de tijd te vullen met appen of Facebooken.

Waar kunnen de lezers meer van je lezen?

Iedereen kan mij bereiken via mijn website. Lees daar over mijn aanpak en managementtraining.

Arjan, bedankt voor dit vraaggesprek en je uitgebreide, interessante antwoorden.

Gepubliceerd op 16 november 2016