AndersSamenwerken
AndersSamenwerken
AndersSamenwerken
AndersSamenwerken.nl is een website
over nieuwe werkconcepten inclusief
openhartige interviews met professionals
die de voordelen en uitdagingen delen
over efficiënt en slimmer samenwerken.
Jan Willem van Capelleveen
Home  |   Over  |   In de media  |   Copyright  |   Contact  |   Ebook  |   Nieuwsbrief
Kantoortuinen. Vluchten #hnw #anderssamenwerken

Het is altijd onrustig in de kantoortuinen. Vluchten kan niet meer

Het Nieuwe Werken heeft in veel kantoren voor open, flexibele kantoorruimten gezorgd. De kantoorwerkers zitten nu bij elkaar in één grote zaal en niet zonder gevolgen. Lawaai en gebrek aan privacy zijn de grootste ergernissen in de kantoortuinen. Kun je ontkomen aan de onrust in de kantoortuin?

Als je in een kantoortuin werkt, heb je geen privacy meer. De collega’s kijken op je beeldscherm; ze zien ook wat je eet en drinkt en daarbij kennen ze je gewoontes op den duur. Als je wordt gebeld of zelf belt, dan luisteren de collega’s mee. Het zijn niet alleen de hoogsensitieve werknemers die last hebben van geluiden op de werkvloer. Bijna alle kantoortuinwerkers ondervinden hinder van geluiden en gebrek aan privacy.

Hard pratende collega’s

‘Ik kan er niet aan ontkomen’ zei een collega met een diepe zucht, nadat ze een paar werkblokken verder was gaan zitten om een hard pratende collega te ontlopen. De rustzoeker behoort tot de bijna 42 procent van de Nederlandse werknemers, die concentratieproblemen heeft door te hard pratende collega's. De juridisch dienstverlener JuroFoon heeft dit enkele jaren geleden geconcludeerd na een enquête.

Concentratieprobleem

Het is moeilijk om je te concentreren in een kantoortuin, want je hoort mensen praten, typen, niezen, hoesten, eten, telefoneren en zelfs vloeken. Daarnaast hebben veel werknemers last van lawaaige apparatuur en geluiden van buitenaf.

Geluidshinder op het werk kan leiden tot stress en daardoor schadelijk zijn voor de geestelijke gezondheid, dus is het belangrijk om actie te ondernemen.

Koptelefoon op betekent niet storen

In kantoortuinen zie je veel medewerkers op met een koptelefoon. Het is een middel om uit te drukken dat je geconcentreerd wilt werken. Met 'noise-cancelling-headphones' op gaat 95% van de omgevingsgeluiden verloren.

Je kunt ook naar achtergrondmuziek te luisteren. Met je oortjes in en ‘niets-aan-de-hand-muziek’ op, ben je verlost van bijna alle omgevingsgeluiden. Op je smartphone kun je kiezen uit veel radiozenders die instrumentale muziek uitzenden waarbij je rustig kunt werken.

Als je de koptelefoon afneemt, zend je het signaal uit dat je weer open staat voor communicatie.

Do not disturb

Je kent ze uit het hotel: de kaarten die je aan de deurklink kunt hangen waarop staat 'Do not disturb'. Deze kaarten of borden met 'niet storen' kun je op je bureau plaatsen om probleemloos geconcentreerd te werken.

Er zijn ook rode en groene ballen in omloop (van het merk Flowys) die je op je beeldscherm kunt plaatsen. Een groen bal betekent je open staat voor interactie. De rode bal geeft aan dat je niet gestoord wilt worden.

In de praktijk worden de kaarten en de ballen niet veel gebruikt.

Altijd mensen om je heen

In de kantoortuinen ben je nooit alleen, want er zijn altijd anderen om je heen. Als je alleen wilt werken moet je heel vroeg op kantoor zijn of tot heel laat doorwerken.

Er zijn bedrijven die concentratieruimten aanbieden. Je moet er wel op tijd bijzijn om er gebruik van te maken. Het kan geen toeval zijn dat deze kamertjes altijd in gebruik zijn.

Om de massa te mijden, kun je strategisch de thuiswerkdagen plannen.

Op de dinsdagen en donderdagen is de kantoorbezetting vaak maximaal. De vergaderingen lokken de medewerkers naar kantoor en die blijven die dag ook hangen op de werkvloer. Met als gevolg dat er onrust is in de kantoortuinen. Als je ook op de vergaderdagen op kantoor moet zijn, plan dan ook je eigen meetings op die dagen, zodat je zo min mogelijk tijd in de kantoortuinen behoeft door te brengen.

Op de woensdagen en vrijdagen zijn de kantoren meestal onderbezet. Op die dagen kun je dus in relatieve rust werken in de kantoortuinen.

Maar hoe dan ook, je moet leren omgaan met collega’s die je uit je concentratie halen.

Herken je dit? Zit je net lekker in het onderwerp, word je gestoord door een collega die zijn verhaal kwijt wil. En er is een grote kans dat je al tot in detail op de hoogte bent van de belevenis van je kantoorgenoot, omdat hij dit al tegen ander heeft gezegd met zijn luide stemgeluid. Dit is bloed irritant. Als je geen zin hebt om het verhaal nog een keer aan te horen, kun je de collega onderbreken door te zeggen ‘ik hoorde je dat net zeggen tegen Mieke. Vervelend voor je, maar ik ga nu even verder met het uitwerken van mijn aantekeningen’. Is dat te kort door de bocht? Nee, dit is gewoon helder communiceren. Door op een moment dat het jou schikt weer terug te komen op het onderwerp, zorg je ervoor dat de verhoudingen goed blijven.

Wie moet je aanspreken?

Wat doe je met deze ergernissen? Kun je er iemand op aanspreken in de organisatie of moet je het met je collega’s onderling aanpakken? Uiteraard probeer je eerst zelf de ergernissen op te lossen. De tips die je in dit artikel hebt gelezen, kun je toepassen. Ze zijn er vooral op gericht om problemen te vermijden.

Zijn de ergernissen en problemen op te lossen voor ze escaleren?

Die hard pratende collega kun je aanspreken, maar of dat zin heeft valt te betwijfelen. Sommige mensen hebben nou eenmaal een hard stemgeluid. Onnodig geklets valt wel in te dammen. Vraag gewoon aan je collega’s of het wat zachter kan. Vaak hebben je collega’s niet eens door dat ze storend gedrag vertonen.

Wijs je collega’s op de spelregels en omgangsvormen die bij Het Nieuwe Werken horen. Het Nieuwe Werken doe je immers samen.

Alleen bij aanhoudende overlast, is het verstandig om de manager aan te spreken.

Conclusie

Leer om te gaan met de onrust in de kantoortuin. Onderneem zelf actie, want vluchten kan vaak niet meer.

Inspiratiebron: 'De tien redenen waarom we het open kantoor haten', NRC 3 december 2013

Gepubliceerd op 18 september 2016
Foto: Unsplash/Annie Spratt