AndersSamenwerken
AndersSamenwerken
AndersSamenwerken
AndersSamenwerken.nl is een website
over nieuwe werkconcepten inclusief
openhartige interviews met professionals
die de voordelen en uitdagingen delen
over efficiënt en slimmer samenwerken.
Jan Willem van Capelleveen
Home  |   Over  |   In de media  |   Copyright  |   Contact  |   Ebook  |   Nieuwsbrief
Videoconferencing: online vergaderen #hnw #anderssamenwerken

Videoconferencing: online vergaderen op afstand

Met het nieuwe werken zal het gemiddelde aantal vergaderuren niet afnemen. In veel organisaties wordt er zelfs meer overleg gevoerd nadat de organisatie slimmer is gaan werken. Er wordt wel op een andere manier vergaderd, want niet alle deelnemers zijn gedwongen lijfelijk aanwezig te zijn. De techniek zorgt ervoor dat vergaderen op afstand mogelijk is. In dit artikel komt een selectie van het aanbod aan de orde.

Telefonische vergaderingen zijn geen goed alternatief voor de traditionele vergaderingen. Het is belangrijk om elkaar te zien tijdens vergaderingen. Het gesproken woord maakt slecht een deel uit van de communicatie. De non-verbale communicatie ondersteund immers de uitgezonden boodschap. Daarom is het van belang dat de deelnemers van vergaderingen elkaar kunnen zien.

Videoconferencing

Videoconferencing kan de traditionele vergaderingen ook niet vervangen, want het persoonlijk contact dat gemaakt wordt voor en na de meetings kan met een beeldverbinding niet worden goedgemaakt. Vergaderen op afstand wordt webconferencing, videoconferencing, beeldbellen, groepsbellen, groepsvideogesprekken en ook wel dataconferencing genoemd. Vergaderen op afstand is zeer rendabel. De reiskosten gaan omlaag en de uren die verloren gaan aan reizen kunnen productiever worden besteed. De andere kant van de medaille is dat er door de bedrijven geïnvesteerd moet worden in een videoconferencingsysteem.

Er zijn drie vormen van online vergaderen:

  1. Webmeeting
  2. Bij een webmeeting zijn alle deelnemers actief. Het is de pure vorm van het online vergaderen.

  3. Webconference
  4. Bij een webconference heeft één persoon het woord en zijn de deelnemers vooral luisteraars.

  5. Webinar
  6. Bij een webinar wordt een presentatie geven, zoals trainingen of productpresentaties. De deelnemers zijn passief, maar kunnen participeren.

De vereisten voor online vergaderen

De vereisten voor online vergaderen zijn een stabiele breedbandverbinding. De techniek moet functioneren, anders gaat er veel tijd verloren. De vergaderingen moeten goed voorbereid worden. De deelnemers moeten inlogcodes hebben en bekend zijn met de werking van het systeem en de software. Bedrijven moeten de medewerkers trainen in het gebruik van de apparatuur. Het is van belang om een goede headset te gebruiken. De kwaliteit van de vergadering wordt verhoogd als er goede apparatuur wordt gebruikt.

Keuze in vergadersystemen

De systemen die worden aangeboden, staan bekend onder de term Software as a Service (SaaS). Het is Software on Demand, software die als een online dienst wordt aangeboden. De klant hoeft de software en de daarvoor benodigde hardware niet aan te schaffen, maar betaalt slechts voor het gebruik ervan. De aanbieder zorgt voor installatie, onderhoud en beheer.

Een selectie uit het aanbod van online vergadertools

De afbeelding bij dit artikel is een schermafdruk van de website van Google Hangouts.

Gepubliceerd op 30 mei 2015