AndersSamenwerken
AndersSamenwerken
AndersSamenwerken
AndersSamenwerken.nl is een website
over nieuwe werkconcepten inclusief
openhartige interviews met professionals
die de voordelen en uitdagingen delen
over efficiënt en slimmer samenwerken.
Jan Willem van Capelleveen
Home  |   Over  |   In de media  |   Copyright  |   Contact  |   Ebook  |   Nieuwsbrief
bureau en kast #hnw #anderssamenwerken

Help! Het Nieuwe Werken neemt mijn bureau en kast af!

Zie jij op tegen Het Nieuwe Werken? Je bent niet de enige. Veel mensen zien het niet zitten, omdat men bang is geen plek te hebben voor de bureauspullen en dossiers.

De meeste kantoorwerkers zijn gewend aan een bureau vol paperassen en een kast vol ordners. De overgang naar Het Nieuwe Werken zien de meeste mensen niet zitten, omdat men bang is geen plek te hebben voor de bureauspullen en dossiers. Hoe lossen bedrijven dit op?

De bricks, bytes en behaviour zijn de HNW-sleutelwoorden, ook als het gaat over de omgang met de bureauspullen en dossiers; waar kan de werknemer zijn laptop en papiermassa kwijt?

HELP!

Op het Vivaforum stond de volgende noodkreet:

Over een klein maandje gaan we naar een nieuw kantoor, waar we het nieuwe werken gaan ontdekken. We hebben al een laptop, meet alles erop en eraan en een mobiel. Straks moet dat heen en weer, plus papierwerk, lunch, eigen mobiel, zooi die altijd in mijn eigen handtas zit... De laptop is loodzwaar en we hebben geen tas gekregen. Wie heeft leuke betaalbare oplossingen om al die spullen heen en weer te sjouwen?

Dit zou geen vraag moeten zijn die je op een forum moet posten. Dit is iets wat de werkgever moet regelen. Hoe hebben bedrijven waar Het Nieuwe Werken is ingevoerd dit probleem opgelost?

Lockers voor alle medewerkers

De meeste bedrijven stellen kluisjes beschikbaar voor het personeel. Meestal zijn dit lockers met pincodesloten met de mogelijkheid voor iedere gebruiker om een unieke pincode te kiezen. Medewerkers gebruiken de lockers naast het opbergen van spullen het ook als postvakjes. Dit is over het algemeen niet de bedoeling, omdat het personeel niet geregeld de kluisjes opent. Hierover kunnen natuurlijk wel afspraken worden gemaakt.

Trolleys voor de bureauspullen

Er zijn ook bedrijven die hun personeel voorzien van flextrolleys. Er zijn trolleys op de markt met een hangmapsysteem, laptop opbergvak en plek voor wat bureaubenodigdheden, zoals pennen, plakband, en nietmachine.

Eén meter plank per persoon

Bij bedrijven waar Het Nieuwe Werken wordt ingevoerd, probeert men aan de wens van het personeel tegemoet te komen door één meter plank per werknemer beschikbaar te stellen. Dit omdat de overgang van papier naar papierloos erg groot is. In het begin zijn deze planken afgeladen vol met boeken, tijdschriften, dozen, en veel (on)persoonlijke spullen. Het is een algemeen verschijnsel dat naar deze planken niet meer wordt omgekeken als men gewend is aan Het Nieuwe Werken. Een belangrijke voorwaarde is dat het papierloos en digitaal werken goed geregeld is.

Werken vanuit je werkrugzak

Afhankelijk van de werkzaamheden en taken zie je dat werknemers de zaken zelf regelen. Steeds meer mensen weten het digitale werken te waarderen. Opschrijfboekjes en schaduwdossiers worden spontaan afgeschaft als men geen plek meer heeft om ze op te bergen of geen zin om het mee te dragen. Veel mensen hebben een ‘werkrugzak’ voor de laptop, een werkdossier en actuele documenten; alles bij elkaar om flexibel te werken.

Digitaal werken is noodzaak

Het succes van Het Nieuwe Werken valt en staat bij de vaardigheden van managers en medewerkers. De medewerker moet digitaal vaardig zijn. Papierloos werken is van groot belang om een clean desk te houden, geen kastruimte te benutten of een tas vol papier mee te nemen. Papier geeft het gevoel van zekerheid, maar het is een schijnzekerheid.

Advies voor nieuwe Nieuwe Werkers

Het beste advies dat medewerkers meegegeven kan worden die in de wereld van Het Nieuwe Werken stappen is: gooi zoveel mogelijk papier weg. Neem alle privéspullen mee naar huis. De dossiers en paperassen die je nog niet wilt weggooien, leg die op de één meter plank. Alles wat je een half jaar later niet hebt gebruikt, kun je weggooien. Voordat je het weet, werkt jij ook papierloos.

Conclusie

Een plek waar spullen veilig kunnen worden achterlaten, behoort tot één van de essentiële zaken die nodig heeft om te flexwerken. Daarnaast kunnen bedrijven besluiten trolleys beschikbaar stellen als de werkzaamheden dit verlangen. Het beschikbaar stellen van één meter plank per werknemer is een goede manier om het personeel te laten wennen aan clean desk en papierloos werken.

Gepubliceerd op 30 mei 2015
Foto: Unsplash/Olu Eletu